Warum ein strukturiertes Beauftragtenwesen kein „Nice-to-have“, sondern Pflicht ist
In deutschen Kliniken wird tagtäglich Herausragendes geleistet – doch neben Patientenversorgung und medizinischem Fortschritt gibt es ein Thema, das oft unter dem Radar läuft und dabei enorm wichtig ist: das Beauftragtenwesen. Für uns bei HCM Network ist klar: Wer Compliance ernst nimmt, kommt an einer strukturierten Strategie für das Beauftragtenwesen nicht vorbei. Vor allem nicht in Krankenhäusern, deren regulatorische Anforderungen ebenso komplex und engmaschig sind wie die Abläufe im operativen Klinikalltag.
Warum wir hinschauen müssen
In großen Kliniken gibt es inzwischen Dutzende von Beauftragten – für Datenschutz, Brandschutz, Strahlenschutz, Medizinprodukte, Transplantationen und viele mehr. Einige dieser Rollen sind gesetzlich vorgeschrieben, andere freiwillig, manche zentral, andere auf einzelne Abteilungen zugeschnitten. Das Problem: Häufig bleibt die Organisation dieser Rollen hinter den gesetzlichen und organisatorischen Anforderungen zurück. Beauftragte werden benannt – und danach? Oft fehlt es an Schulung, Nachvollziehbarkeit oder klaren Vertretungsregelungen. Im schlimmsten Fall bleibt das Beauftragtenwesen ein loses Geflecht – mit ernsthaften Risiken für Klinik und Geschäftsführung.
Verantwortung der Klinikleitung
Denn was viele unterschätzen: Die Verantwortung für ein funktionierendes Compliance-System liegt bei der Geschäftsführung. Und das schließt das Beauftragtenwesen explizit mit ein. Bei Rechtsverstößen kann sich die Führung nicht auf Unwissenheit berufen. Wer keine wirksame Organisation vorweisen kann, steht schnell mit einem Bein in der persönlichen Haftung – zivil- und strafrechtlich.
So geht’s richtig: Von der Papierrolle zur gelebten Struktur
Wir bei HCM Network empfehlen einen strukturierten und dokumentierten Aufbau des Beauftragtenwesens – praxisnah, aber rechtssicher. Dazu gehört:
- Eine klare Organisationsregel: Wer ist für die Benennung der Beauftragten zuständig?
- Ein vollständiges und gepflegtes Beauftragtenverzeichnis
- Korrekte Aufgabenübertragung mit Unterschrift – inklusive Vertreterregelung
- Qualifikationsnachweise und regelmäßige Weiterbildungen
- Ein standardisierter Jahresbericht jedes Beauftragten – gebündelt und aufbereitet für die Geschäftsleitung
- Eine zentrale Koordinierungsstelle, idealerweise als Stabsstelle nahe der Führungsebene
Unser Best-Practice-Ansatz
Wie das bei uns funktioniert: Zuerst klären wir den Ist-Zustand – welche Beauftragten sind vorhanden, welche fehlen, welche Qualifikationen liegen vor? Danach folgt die Strukturierung: Verantwortlichkeiten, Prozesse, Schulungsintervalle, Vertreterregelung, Dokumentation. Die gesamte Organisation fließt in ein digitales Handbuch. Und um das Ganze nachhaltig zu verankern, etablieren wir eine Koordinierungsstelle, die alles im Blick behält. Dabei geht es nicht um überflüssige Kontrolle, sondern gelebte Verantwortung.
Ein optionales Kollaborationstool hilft dabei, alle Beauftragten zu vernetzen und den Austausch zu fördern. Denn am Ende geht es nicht um Bürokratie, sondern um Sicherheit, Qualität – und Vertrauen.
Unser Fazit
Ein funktionierendes Beauftragtenwesen ist keine lästige Pflichtübung, sondern ein elementarer Bestandteil der Compliance-Struktur im Krankenhaus. Gerade in einer Zeit, in der Vorschriften zunehmen und Ressourcen knapper werden, muss dieses Thema strategisch gedacht werden. Wer hier investiert, schützt nicht nur sich selbst – sondern vor allem auch das Herzstück jeder Klinik: ihre Patientenversorgung.